Ремонт и дизайн офиса при переезде

В жизненном цикле каждой компании может наступить момент, когда имеющееся рабочее пространство оказывается «морально устаревшим» и не отвечающим потребностям бизнеса. Мало квадратных метров, неудачное расположение, перестали устраивать планировка и дизайн офиса. В этой ситуации логично задуматься о переезде в более подходящее пространство и правильно его спланировать.

Вопросы поиска и аренды

Искать новую локацию и помещение для компании нужно заранее — примерно за 12 месяцев до переезда вам уже потребуются специалисты по офисной недвижимости (брокеры). Вы должны определиться с требованиями к новому «местожительству» компании. Желательно смотреть на будущий офис с учетом ваших планов и перспектив развития бизнеса на ближайшие годы: это помогает выбрать подходящее расположение, метраж и формат офисного пространства. Следует учитывать:

• локацию (район) и транспортную доступность, близость к остановкам общественного транспорта, наличие поблизости парковки;
• метраж и вместимость помещения с учетом количества сотрудников компании;
• возможность обустроить общие зоны (ресепшн, переговорные, зоны отдыха и приема пищи);
• планировку офиса и требования к необходимым коммуникациям (как в выбранном месте с электрическими мощностями, вентиляцией, кондиционированием);
• состояние вашего бюджета.

Брокер подберет варианты, вы составите список оптимальных, и специалист организует их просмотры. Желательно, чтобы консалтинговая компания предоставила ряд test-fit (тестовых планировок) помещений из вашего списка (это фактически анализ удобства эксплуатации вашего будущего офиса). Если тестовые планировки сделаны профессионально, они соответствуют будущей планировке на 90% и помогут вам рассчитать бюджет переезда.

После выбора нужного помещения следуют финальные переговоры об аренде с собственником (ведите переговоры сразу по 2 объектам для подстраховки): обсуждение условий аренды и арендных каникул, нужных для обустройства (обычно от 2 до 6 месяцев).

Зачем нужен технический заказчик

Этот специалист:

• проводит аудит выбранного помещения, по отчету вы поймете, достоверны ли сведения собственника об объекте. Если они неверны и потребуется установка дополнительных мощностей, следует решить, кто за них платит. Если вы — просите снизить арендную ставку;
• через тендер выбирает всех участников обустройства и комплектации;
• контролирует рабочие процессы;
• следит за сроками реализации проекта;
• занимается его бюджетом. Профессиональный технический заказчик приложит усилия для оптимизации сметы — найдет качественные решения за меньшую цену.

Технический заказчик сопровождает проект от выбора арендодателя до реализации и приемки.

Дизайн-проект офиса и его реализация

Оптимальный способ выбрать генподрядчика — тендерный. Участвуйте в процессе отбора, оценивайте архитектурно-дизайнерские бюро и студии дизайна по отзывам, количеству и качеству реализованных проектов, знакомьтесь с портфолио, сравните 3D-визуализации с готовыми работами (они должны быть идентичны), запросите реальный тур по двум-четырем локациям, чтобы «вживую» оценить качество ремонта. Еще на этапе тендера генподрядчики должны предоставить свои графики производства работ.

Далее генподрядчик разрабатывает дизайн-проект офиса (обычно на проектирование уходит 1-3 месяца). Перед заключением договора с подрядчиком обязательно уточните, имеются ли в его команде проектировщики, способные создать внятную рабочую документацию по проекту. Иначе вы рискуете столкнуться с красивейшим и оригинальнейшим проектом от творческих личностей, не представляющих, как его, собственно, реализовать и, главное, сколько на это придется потратить. Проектная документация — это практическое руководство, как реализовать дизайн-проект офиса: обмеры, планы и прочая чертежная документация, сводные спецификации для ремонтных, монтажных, отделочных работ, комплектации, оформления.

Что называют комплектацией? Это оснащение пространства всем, необходимым для рабочих процессов в нем. Это установка коммуникаций (связи, интернета), схема, подбор и монтаж освещения, выбор подходящей к интерьеру, качественной и удобной мебели для офиса.

Комплектаторы подключаются на этапе проектирования — совместно с техзаказчиком им предстоит анализ проекта и спецификаций: требуется определить, насколько реалистичны отдельные дизайнерские решения и возможно ли оптимизировать смету. Допустим, для создания интерьера офиса в определенном стиле требуется какая-то особенная офисная мебель. Задача комплектаторов — подобрать компанию-производителя или ритейлера, определить, что выгоднее — покупать предметы офисной мебели в комплекте или по отдельности, чтобы сэкономить бюджет не в ущерб качеству.

Техзаказчик контролирует выполнение работ в срок (также под его контролем находятся этапы обустройства и финансовая составляющая). В большинстве случаев обустройство и оформление офиса — это максимум 4 месяца. Желательна установка в рабочей зоне веб-камер, чтобы вы могли осуществлять контроль за ходом работ онлайн. За ним должна наблюдать и УК офисного центра — ведь предстоит интеграция ваших инженерных коммуникаций в общие системы, уже смонтированные в здании.

Последний этап — приемка готового офиса, где присутствуете вы, а также техзаказчик либо ваш главный инженер, представители УК бизнес-центра. Также требуется присутствие сотрудника вашей компании, отвечающего за ее переезд. Опционально в приемке могут принять участие ваши топ-менеджеры. Гарантия генерального подрядчика на готовый проект — обязательное условие, прописанное в договоре. В среднем гарантийный срок — 1 год.

Далее можно планировать дату переезда и начинать подготовку к нему. Лайфхак: на время переезда переведите на удаленку сотрудников, отвечающих за важные процессы (допустим, за обработку входящих обращений клиентов). Деятельность компании не должна прерываться из-за того, что она в какой-то момент осталась без коммуникаций или занята упаковкой, погрузкой и разгрузкой мебели и оборудования.

Наша команда специалистов разработает уникальный дизайн-проект офиса с учётом всех потребностей клиента, современных тенденций и стилистики. Предложит интересное оформление, уникальную планировку и современные идеи по обустройству каждой из зон офиса. Мы продумаем не только дизайн интерьера офиса в выбранном стиле, а также предложим европейскую офисную мебель высочайшего качества, ковровые покрытия и акустические решения. Мы работаем по всему Казахстану, а наши офисы представлены в городах Алматы и Нур-Султан.

В предыдущей статье мы разобрали тему «Дизайн офиса турфирмы», которая также будет для вас интересна.

Назад к списку